Stand: März 2026
1. Geltungsbereich
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der webbasierten Praxismanagement-Software NuvaFace (nachfolgend „Dienst”), betrieben von:
NuvaFace
Unter Linden 223, 50859 Köln
E-Mail: info@nuvaface.com
Vertreten durch: Catalina Maibaum, Philipp Staufenberger
2. Leistungsbeschreibung
NuvaFace stellt eine cloudbasierte Software-Lösung für Praxen der ästhetischen Medizin bereit, die folgende Funktionen umfasst:
- Patientenverwaltung und digitale Patientenakte
- Terminverwaltung und Online-Buchungssystem
- Standardisierte medizinische Fotodokumentation mit AR-Unterstützung
- Behandlungsdokumentation und -verlauf
- Digitale Einwilligungserklärungen und Unterschriften
- KI-gestützter Praxis-Assistent
- Abrechnungsverwaltung
- Telemedizin-Funktionen (Videokonsultationen)
- KI-gestützter Sprach-Assistent
- Warenwirtschaft und Inventarverwaltung
- Warteraum-Management und QR-Code-Check-in
3. Registrierung und Nutzerkonto
Die Nutzung des Dienstes erfordert eine Registrierung mit gültiger E-Mail-Adresse. Der Nutzer ist verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu machen und sein Zugangskonto vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte ist untersagt.
4. Pflichten des Nutzers
Der Nutzer verpflichtet sich:
- Den Dienst nur für den bestimmungsgemäßen Zweck (Praxismanagement) zu nutzen
- Geltende Gesetze und Vorschriften, insbesondere Datenschutzgesetze und ärztliche Schweigepflicht, einzuhalten
- Keine rechtswidrigen oder schädlichen Inhalte über den Dienst zu verbreiten
- Sein Zugangskonto und Passwort vertraulich zu behandeln
- NuvaFace unverzüglich über Sicherheitsvorfälle oder unbefugte Nutzung zu informieren
5. Verantwortlichkeit für Patientendaten
Der Nutzer (Praxis) bleibt als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für alle über den Dienst verarbeiteten Patientendaten verantwortlich. NuvaFace handelt insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der Nutzer ist für die Einholung erforderlicher Einwilligungen der Patienten verantwortlich.
6. Verfügbarkeit
NuvaFace bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit des Dienstes. Eine Verfügbarkeit von 100% ist technisch nicht möglich. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt. NuvaFace haftet nicht für Ausfälle, die durch höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern oder vom Nutzer zu vertretende Umstände verursacht werden.
7. Geistiges Eigentum
Alle Rechte an der Software, einschließlich Design, Code, Logos und Marken, verbleiben bei NuvaFace. Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertragsverhältnisses.
8. Haftung
NuvaFace haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet NuvaFace nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust ist bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit.
9. Kündigung
Der Nutzer kann sein Konto jederzeit kündigen. Nach Kündigung werden die Kontodaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Der Nutzer ist verpflichtet, vor Kündigung alle erforderlichen Daten zu sichern und herunterzuladen. NuvaFace kann den Zugang bei Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen nach vorheriger Abmahnung sperren oder kündigen.
10. Änderungen der Nutzungsbedingungen
NuvaFace behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen zu ändern. Über wesentliche Änderungen wird der Nutzer per E-Mail informiert. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Mitteilung der Änderung gilt als Zustimmung.
11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen ist Köln.